CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO

Código de Ética y Buen Gobierno

Elaborado	Revisado	Aprobado
Carmenza Velásquez Coordinador de Calidad	Luís Carlos Castro Gerente	Luís Carlos Castro Gerente
Fecha: 04/04/2013	Fecha:8/04/2013	Fecha: 11/04/2013

INTRODUCCIÓN

La Clínica Emperatriz es una Institución Prestadora de Servicios de Salud de nivel de complejidad media autorizada por el Ministerio de Salud y Protección Social para la prestación de los servicios de salud de CONSULTA EXTERNA DE OTORRINOLARINGOLOGIA, ANESTESIA, Y AUDIOLOGIA , CIRUGIA DE OTORRINOLARINGOLOGIA OFTALMOLOGIA, CIRUGIA PLASTICA, CIRUGIA GENERAL, CIRUGIA GINECOLOGICA, CIRUGIA DERMATOLOGICA, HOSPITALIZACION ADULTOS, VACUNACION, ESTERILIZACION, SERVICIO FARMACEUTICO Y ENDOSCOPIA DIGESTIVA como aparece en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud, con domicilio principal en la ciudad de Villavicencio, Departamento del Meta.

En el presente Código de Ética y Buen Gobierno se plasma la filosofía y las normas que rigen el manejo de las relaciones entre las personas que participan en la prestación de los servicios incluyendo el paciente y su familia, la Administración, la Junta Directiva, los proveedores y otras partes interesadas.

CAPÍTULO I

COMPONENTE AXIOLOGICO DE LA SOCIEDAD

ARTÍCULO 1. Naturaleza jurídica. La Clínica Emperatriz es una entidad de carácter privado, debidamente inscrita ante la Cámara de Comercio de Villavicencio, la DIAN y la Secretaría Seccional de Salud del Meta. Su gobierno está fundamentado en una Junta de Socios, y la administración está a cargo del representante legal o gerente.

ARTÍCULO 2. Direccionamiento estratégico. El direccionamiento estratégico de la organización, se fundamenta en los siguientes elementos:

VISIÓN:

“La Clínica Emperatriz será reconocida como el modelo referente en nuestra región en la prestación de servicios especializados de salud en el área de consulta externa y diagnóstico especializado, cirugía ambulatoria y hospitalización de corta estancia, gracias a su liderazgo, capacidad estructural, organizativa, tecnológica y humana”

MISIÓN:

“La Clínica Emperatriz, entidad privada, brinda servicios de salud en el área de consulta y exámenes especializados, cirugía ambulatoria y hospitalización de corta estancia a la comunidad llanera, con los más altos estándares de calidad técnica y humana, comprometida en mejorar la calidad de vida de la población, y constituyéndose en modelo de servicio en la región”

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN: Los objetivos de la Clínica Emperatriz se derivan del Plan Estratégico, el cual se encuentra en ejecución y se ajustó de acuerdo con los avances logrados a diciembre de 2012.

El enfoque de los objetivos estratégicos abarca los aspectos administrativos, de gestión de calidad y financieros, como se plantea a continuación:

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

1 Lograr la Certificación de procesos misionales bajo la NTC ISO 9001 en el año 2011 y la Acreditación en Salud para IPS en el año 2016.

2. Lograr que el porcentaje de ingresos por ventas de servicios particulares y medicina prepagada supere el 40% en el término de un año y el 50% en dos años.

3. Mejorar el servicio de consulta externa disminuyendo el tiempo de espera a no más de 30 minutos y la oportunidad de cita a máximo 15 días.»

4. Elaborar y ejecutar un plan de formación continuada para el personal de la Clínica.»

5. Diseñar e implementar plan de Marketing institucional.»

VALORES CORPORATIVOS:

ETICA: Toda profesión debe ser ejercida éticamente puesto que es un servicio social y debe estar basado en el querer hacer el bien.

PERTENENCIA: Identificación del talento humano con las políticas y objetivos institucionales, velando por los recursos de la entidad y permitiendo desempeñar sus funciones con excelentes niveles de motivación, amabilidad, respeto y humanización en el trato con el usuario, sus familiares y todos los funcionarios tanto de la institución como los visitantes.

HONESTIDAD: En todos los actos que desarrolle el talento humano con el usuario y para la empresa.

RESPONSABILIDAD: Cumplir con el nivel de excelencia las actividades encomendadas a través del presente documento y velar por la conservación y buen uso de los equipos e infraestructura de la institución.

EQUIDAD: El trato y manejo dado a todos los usuarios sin distingo de raza, religión, credo ni ningún otro tipo de discriminación.

EFICIENCIA: Es la mejor utilización social y económica de los recursos administrativos, técnica y financieros disponibles, para que los beneficios a que da derecho la seguridad social sean prestados en forma adecuada, oportuna y suficiente.

ARTÍCULO 3. Compromiso del personal. El recurso humano de la Clínica Emperatriz es estimulado a adquirir un serio compromiso en la orientación de todas sus actuaciones hacia el logro de los objetivos organizacionales, el cumplimiento de la misión y la visión de la empresa en un marco de mejoramiento continuo.

ARTÍCULO 4. Compromiso Corporativo. La clínica Emperatriz a través de sus órganos directicos adquiere el compromiso de dar cumplimiento y respetar lo dispuesto en la Constitución, la ley u normas aplicables.

Para el cumplimiento de dichos cometidos las directivas de la institución ejercerán sus funciones administrativas y asistenciales dentro de altos criterios éticos, gestionando de forma adecuada y cuidadosa los recursos, promoviendo en toda la organización la mejora continua, rindiendo las cuentas e informes requeridos por las autoridades de vigilancia y control y colaborando con el Estado en general, para el adecuado desarrollo del Sistema General de Seguridad Social en Salud en los aspectos de su competencia como entidad privada.

ARTÍCULO 5. Portafolio de servicios. El portafolio de servicios de la Clínica Emperatriz contiene la presentación de los servicios dispuestos para atender a la población usuaria, en las diversas modalidades de contratación dentro del sistema de seguridad social en salud.

ARTÍCULO 6. Grupos de Interés de la Institución. La Institución reconoce como grupos de interés al paciente y su familia, a los proveedores, a otros prestadores de servicios de salud, los organismos de dirección y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los socios, los empleados y sus familias y la comunidad en general.

CAPÍTULO II

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ARTÍCULO 7. Órganos de dirección de la Institución. La Clínica Emperatriz cuenta con una junta de socios que se compone de tres miembros principales, la cual es la máxima autoridad de la institución.

ARTÍCULO 8. Órganos de administración de la Institución. Se consideran administradores con responsabilidad especial en la aplicación de este Código de Buen Gobierno y Ética los siguientes funcionarios de la institución:

• Gerente
• Subgerente
• Coordinador Asistencial
• Coordinador de Calidad
• Contador
• Administradora

ARTÍCULO 9. Mecanismos de selección y gestión del desempeño del personal. La selección de personal de la Clínica Emperatriz se realiza según lo dispuesto en los procedimientos definidos para tal fin en el Sistema de Gestión de Calidad, proceso Administrativo, en el cual están incluidos los métodos de evaluación y los incentivos para el personal de la clínica

ARTÍCULO 10. Mecanismos de evaluación y control. Los mecanismos de evaluación y control de la Clínica Emperatriz se aplican a través de lo dispuesto en el Sistema de Gestión de Calidad, incluyendo la medición y seguimiento de indicadores de gestión de carácter obligatorio y los internos, que permiten determinar el nivel de desempeño de los procesos, y la toma de decisiones basada en hechos objetivos.

Adicionalmente, se realizan de manera periódica y sistemática, reuniones de tipo gerencial con los equipos de trabajo pertinentes, a fin de realizar la revisión del desempeño de toda la organización en su conjunto, y los aspectos especiales reglamentarios o estratégicos. De cada una de tales reuniones se deja registro en actas, las cuales son de utilidad para el seguimiento a los compromisos respectivos.

CAPÍTULO III

JUNTA DE SOCIOS

ARTÍCULO 11. Conformación. La Junta de Sócios de La Clínica Emperatriz está conformada por los três sócios de la misma, quienes ejercen su función de acuerdo con lo dispuesto en los estatutos y el reglamento interno de la Clínica.

La principal función de la Junta de Socios es establecer el direccionamiento estratégico de la organización, promover continuamente el cumplimiento de la misión, la visión y los objetivos estratégicos, en el marco de los principios y valores corporativos, y ejercer control general sobre la operación de la empresa en sus aspectos administrativos, financieros y asistenciales.

CAPÍTULO IV

GRUPOS DE INTERÉS

ARTÍCULO 12. Definición. Se definen como Grupos de Interés para la Clínica Emperatriz aquellos que interactúan con la organización, incluyendo al paciente y su familia, en condición de usuarios del servicio, los clientes corporativos o entidades con las cuales se establecen relaciones contractuales, los proveedores de productos y servicios, las autoridades del sector salud y otras de interés para la organización, los vecinos del sector donde se encuentra ubicada la Clínica y la comunidad en general, como partes interesadas externas, y los empleados y sus familias, así como los socios, como partes interesadas internas.

En este marco de ideas, la Clínica Emperatriz propende por mantener adecuadas relaciones con cada una de las partes interesadas y entre ellas

Para ello, se establecen como objetivos del manejo de los grupos mencionados los siguientes:

• Reconocer y asegurar los derechos y deberes de cada una de las partes interesadas.
• Fomentar la participación y cooperación entre las partes interesadas para garantizar el adecuado cumplimiento del objeto social de la clínica.
• Establecer relaciones de cordialidad y respeto comercial con clientes corporativos y proveedores.
• Desarrollar mecanismos de mejoramiento de desempeño de la relación con las partes interesadas.

ARTÍCULO 13. Elementos para el manejo de la relación con los Grupos de Interés. Para el logro de los objetivos planteados, la Clínica cuenta con las siguientes herramientas:

Plataforma Estratégica. La Institución tiene claramente establecida su plataforma estratégica, principios y valores, como referente para la relación con las partes interesadas internas y externas.

Procedimientos, Manuales o Guías. La Clínica Emperatriz ha desarrollado un sistema documental que permite la operación de las diferentes actividades de manera estandarizada. Esto incluye las guías de manejo médico y asistencial, así como los procedimientos administrativos, los cuales son revisados y actualizados de manera periódica o cuando se requiere.

Comunicación con las partes interesadas. Como medios de comunicación con las partes interesadas, la Clínica Emperatriz utiliza diversos métodos, desde la comunicación interna informal o formal, hasta el uso de medios tecnológicos como el correo electrónico corporativo, intranet y el sitio web institucional. Para la comunicación oficial ante los organismos de control del Estado se utiliza la firma digital establecida por las normas vigentes.

ARTÍCULO 14. Derechos y Deberes. La Clínica Emperatriz tiene definidos, documentados, publicados y divulgados los Derechos y Deberes de los usuarios, con base en lo dispuesto en la normatividad vigente, los servicios declarados y el tipo de usuario que acude a la entidad.

Los derechos y deberes con los empleados se basan en lo dispuesto en la normatividad laboral vigente, y en cuanto a clientes y proveedores a lo pactado en los contratos o acuerdos de voluntades.

ARTÍCULO 15. Atención al Cliente y otros mecanismos. Para la atención adecuada del Paciente y su familia la Clínica Emperatriz cuenta con los siguientes instrumentos:

Sistema PQR: A través de la implementación del sistema de gestión de calidad se cuenta con mecanismos de comunicación con los usuarios para que ellos planteen sus inquietudes, sugerencias, quejas o reclamos, y aún felicitaciones cuando es pertinente.

Esto incluye la disponibilidad de los correos electrónicos directamente o a través de la entidad a la cual se encuentran afiliados.

Recepción: En las instalaciones de la Clínica hay un equipo humano dispuesto para atender directamente a los pacientes y sus familiares, así como otras personas que acuden a la institución.

CAPÍTULO V

SOCIOS

ARTÍCULO 16. Descripción particular. Como característica particular, los socios de la Clínica Emperatriz realizan actividades asistenciales propias de su especialidad, amén de las propias de su responsabilidad como miembros de la Junta de Socios.

Uno de los aspectos relevantes desde el punto de vista corporativo, es el mantenimiento del equilibrio económico de la clínica, el control a través del suministro de la información necesaria para la toma de decisiones, la participación en las juntas de socios en ejercicio de los derechos legales a decidir, elegir y ser elegidos en un marco de equidad.

ARTÍCULO 17. Derechos de los Socios. Los socios tienen sus derechos según lo dispuesto en la ley, los Estatutos y reglamentos internos. En general, tienen derecho a plantear asuntos de interés corporativo, acceder a toda la información administrativa, financiera y asistencial, participar en las juntas de socios y otras reuniones de carácter oficial, hacer recomendaciones para la mejora, ejercer su derecho a voz y voto, y las demás consignadas en los estatutos.

ARTÍCULO 18. Comunicación e Información. Los miembros administrativos y asistenciales de la institución asegurarán que se presente la información pertinente requerida, de manera precisa y oportuna para la toma de decisiones.

ARTÍCULO 19. Planeación y Ejecución de las Juntas. Las reuniones de la Junta de Socios se realizarán de manera ordinaria o extraordinaria de acuerdo con lo dispuesto en los estatutos. Esto incluye el medio de convocatoria, el lugar de realización de la reunión, el objetivo de la reunión, establecimiento de secretario de actas y los demás aspectos logísticos requeridos para la realización exitosa de las mismas.

ARTÍCULO 20. Contador. Como mecanismo de garantía para los socios, desde el punto de vista económico y financiero, la Clínica cuenta con un contador quien cumple las funciones de rendir informes financieros, exponiendo los hallazgos más relevantes, con el fin de que los socios cuenten con la información necesaria para tomar decisiones sobre los correspondientes valores.

Igualmente, genera los informes requeridos por los organismos de control del Estado, los cuales transmite, una vez autorizados por la gerencia, a través de los mecanismos digitales legalmente establecidos.

CAPÍTULO VI

NORMAS DE CONDUCTA

ARTÍCULO 21. Introducción y Definiciones En los siguientes párrafos, se definen los lineamientos de conducta de las personas que hacen parte de la Clínica Emperatriz, como fuente de cumplimiento de las normas de comportamiento ético. Se pretende que todos y cada uno de los integrantes del equipo humano de la Clínica desarrollen sus actividades de tal manera que cumplan con los principios y valores de la Clínica, asumiendo que el comportamiento ético no es una opción, sino parte integral del ejercicio de su actividad.

El código no pretende dictar reglas detalladas sobre todos los temas. De existir dudas o vacíos en su aplicación o interpretación, ellos serán resueltos por el Gerente General, conforme a los lineamientos trazados por la Junta de Socios.

Para los efectos de éste Código se atenderá a las siguientes definiciones:

Conflicto de interés. Se considera conflicto de interés cualquier situación en la cual una persona enfrenta sus intereses personales con los de la institución en actividades personales, o en el trato con terceros, ya sean proveedores, usuarios u otros, de tal manera, que se afecte la libertad e independencia de la decisión por diferencias en los motivos de quienes intervienen en la relación.

Regalos. Un regalo incluye cualquier cosa de valor transferida a otra persona voluntariamente, sin ningún tipo de compensación a cambio.

Información privilegiada. Es aquella información de carácter concreto, sujeta a reserva o bien, aquella que no ha sido aún dada a conocer al público y existe deber para ello en un momento próximo.

ARTÍCULO 22. Valores corporativos. Como se definió previamente, la Clínica Emperatriz cuenta con una serie de postulados que rigen el comportamiento del talento humano a su servicio:

ETICA, como compromiso humano con hacer las cosas bien,

PERTENENCIA, en el sentido de sentirse parte de la institución

HONESTIDAD, como parte de un sentido de transparencia en los actos

RESPONSABILIDAD, procedente de la capacidad de responder por los actos

EQUIDAD, como sentido de proporción según las necesidades del otro.

EFICIENCIA, en el mejor aprovechamiento de los recursos.

ARTÍCULO 23. Normas Generales.

Buenas Prácticas de negocios: Relacionados con la comunidad, usuarios y proveedores:

a- La Clínica Emperatriz aplicará los métodos de selección de proveedores con el fin de evitar el establecimiento de relaciones comerciales con personas naturales o jurídicas que incumplan o actúen de manera contraria a la ley y las normas vigentes.

b- En las relaciones comerciales con proveedores y clientes corporativos, se dará preponderancia al interés de los pacientes y sus familias sobre cualquier otro.

c- Establecida una relación comercial, se divulgará internamente a todos aquellos actores internos que deban conocer los detalles de la operación exitosa, con énfasis en los intereses de los usuarios.

d- La Clínica Emperatriz no realizará actividades de competencia desleal o publicidad engañosa.

e- Las solicitudes y reclamaciones de los clientes individuales, corporativos o proveedores se atenderán de manera diligente según lo dispuesto en el sistema de gestión de calidad.

f- La Clínica Emperatriz evitará siempre incurrir en actos ajenos o contrarios a la ley, incluyendo la relación con funcionarios públicos o de entidades privadas.

g- En los casos que sea pertinente, la Clínica Emperatriz entregará presentes o regalos, o brindará atenciones a personas con quienes se mantienen relaciones comerciales o de otra índole, manteniendo la debida proporción que evite incurrir en presiones o influencias indebidas o indicio de las mismas. Los mismos principios de independencia aplicarán para la recepción de regalos, presentes o atenciones por parte de los proveedores o clientes corporativos.

h- En ningún caso, funcionario cualquiera, directivo o socio, podrá recibir dádivas en dinero, diferente a los emolumentos establecidos laboralmente o como liquidación de utilidades, en el caso de los socios.

i- Cuando se presente la situación de una propuesta comercial en la que algún miembro de la organización tenga algún tipo de vínculo o influencia, se deberá establecer explícitamente dicho conflicto de interés y cuando sea pertinente, la declaración de impedimento para la toma de la decisión pertinente.

Conducta Personal: Conducta de los colaboradores:

a. Los colaboradores de la Organización obrarán con buena fe, con lealtad y con diligencia, velando por la adecuada prestación de los servicios a los usuarios y por los intereses de la Organización.

b. Promoverán y difundirán entre sus clientes internos, el conocimiento de las normas y disposiciones que les sean aplicables, así como los lineamientos definidos en este Código de Ética.

c. No aconsejarán o intervendrán en situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos o punibles, o que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros, o usarse en forma contraria a los intereses de las partes interesadas.

d. Comunicarán oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad por parte de otro colaborador o tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la Organización.

e. Respetarán a sus compañeros de trabajo e igualmente a sus familias.

f. No promoverán grupos religiosos o de participación política dentro de la Organización.

g. Las relaciones económicas entre la Organización, sus directivos y administradores, incluyendo sus parientes y socios, se celebrarán en condiciones de mercado establecidas para todas las situaciones de la Organización.

h. Ante la falta de normas expresas que reglamenten una materia o asunto particular, no puede actuarse de manera tal que se tomen decisiones contrarias a los intereses de la Organización. El sano criterio, la experiencia, el conocimiento y la buena fe, son elementos que deben sustentar todo acto o determinación de la Organización.

i. Las decisiones del personal directivo y administrativo deben asegurar la equidad en el trato y condiciones laborales de todos los colaboradores de la Organización.

j. Los colaboradores de la Organización deben presentarse a su sitio de trabajo con la adecuada presentación personal y portando correctamente el uniforme si está establecido para cada cargo.

Confidencialidad

Para evitar la divulgación o mal uso de la información, se recomienda que el comportamiento personal de los colaboradores se ajuste a las siguientes reglas:

a. Mantener la debida reserva y proteger, en todo momento, los documentos de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado.

b. No comentar temas relacionados con información de la Organización con el personal ajeno a ésta, incluyendo a amigos y a parientes.

c. Los proyectos de la Organización, especialmente aquellos que incluyan información confidencial, no se deberán tratar en lugares donde haya terceros. Sin embargo, se reconoce que en casos excepcionales se tengan que discutir en dichos lugares. En esos casos, el personal de la Organización deberá guardar discreción extrema.

d. Al transmitir información, los colaboradores deberán utilizar medios de comunicación que cuenten con los sistemas de seguridad requeridos.

e. Las contraseñas o claves de acceso de equipos centrales deben ser confidenciales y no serán divulgadas a terceros. Los sistemas de cómputo personales deberán estar protegidos con contraseñas que impidan a las personas no autorizadas el acceso a la información.

f. Los procedimientos administrativos y/o asistenciales que involucren información confidencial, y que se realicen en las oficinas de la Organización, se deberán tratar fuera del alcance del personal no involucrado en el asunto.

g. Los visitantes deberán esperar en las áreas dispuestas especialmente para ello y no se les permitirá el acceso a oficinas, consultorios o áreas de trabajo, a menos que dicha visita esté autorizada y supervisada.

i. Los tableros de las reuniones deberán ser limpiados al término de cada reunión.

Conflictos de interés

Todos los colaboradores de la Organización deberán abstenerse de participar en situaciones que impliquen conflictos de interés para ellos o para la Organización. Cualquier situación o consulta sobre un potencial conflicto de intereses deberá ser informado al superior inmediato, quien deberá trasladarlo a la gerencia o Junta de Socios cuando aplique con el fin de evaluarlo y sugerir las recomendaciones respectivas.

Para tal efecto los colaboradores deberán:

a. No realizarán negocios de interés personal o familiar dentro de la Organización, como las actividades de compra o venta

b. No autorizarán o negarán ningún procedimiento administrativo o asistencial con base en sentimientos de amistad o enemistad de quienes tienen en sus manos la responsabilidad de decidir.

c. No abusarán de su condición para obtener beneficios para sí o para terceros, en el trámite de reclamaciones o solicitudes de autorización de prestaciones asistenciales o económicas, ni para obtener beneficios personales de proveedores, contratistas o clientes.

d. No participarán en actividades externas que interfieran con el horario de trabajo, con su rendimiento o con el cumplimiento de sus labores, salvo autorización de la Organización.

Medios de comunicación

Con excepción de la Gerencia, los empleados de la institución tienen estrictamente prohibido hacer cualquier tipo de comentario o revelar información a la prensa, radio, televisión o cualquier otro medio masivo de comunicación, a menos que cuenten con la expresa autorización por escrito para entablar cualquier tipo de relación con los medios.